Phương pháp quản lí ghi chú thay đổi cả cuộc sống du học của mình

một bài viết khá dài dài, vì thay đổi cần thời gian.

Mở đầu…

Mình lớn lên cũng như bao học sinh khác, học cũng như bao học sinh khác. Mình viết bài vào vở, chép hết tất cả những gì có trên bảng mặc kệ nó có đúng hay sai. 12 môn học, 12 quyển vở, nhân lên cho suốt 8 năm. Cứ ngay khi năm học kết thúc, mình cũng tiện tay vứt luôn cả một kho tàng ghi chú mình đã cất công xây dựng cả năm.

Cho tới khi mình nhận ra mình cần một cái gì đó khác, thứ gì đó nhiều hơn mà một cuốn vở xài một lần. Vì thế, mình đã bắt đầu tìm hiểu về các ứng dụng, các phương pháp quản lí ghi chú ngay khi lên lớp 9.

Sau khi đã tự có cho mình một hệ thống ghi chú cá nhân, mình đã đúc kết được các phương pháp quản lý và sử dụng ghi chú đơn giản, dễ hiểu mà bạn sẽ không cần phải dành tới hơn một năm để có được như mình.

Vào cuộc!

Với việc quản lý và sử dụng ghi chú, ta có một phương thức bao gồm 4 bước để tạo nên một "ngân hàng tri thức" cho bản thân.

Mình gọi nó là "ngân hàng" bởi vì ta không chỉ "nộp" kiến thức, mà ta còn "rút", tức là ta thực sự sử dụng những gì mình đã lưu giữ. Phương thức này được gọi là C.O.D.E, đại diện cho:

Capture - Thu thập, lụm nhặt những gì quan trọng
Organize - Sắp xếp thông tin hợp lý và dễ dàng tìm lại được
Distill - Biến thông tin bên ngoài thành thông điệp dành cho chính bản thân
Express - Chân trời kì diệu, trở thành Taylor Swift (hoặc hơn) khi mang hệ thống kiến thức của mình vào sử dụng

Thông qua trải nghiệm, mình nhận ra rất nhiều người hoàn thành được hai chữ đầu tiên, nhưng lại ít ai có thể làm được hai chữ ngay sau đó, dù đó là hai phần quan trọng nhất.

Capture: Thu thập những gì quan trọng

Từ khi bắt đầu có một kho lưu trữ kiến thức chính thức, mình chăm ghi chú hơn hẳn. Nó tương tự như việc khi chuyển nhà mới, bạn không ngừng tìm kiếm những món đồ phù hợp để lắp đầy khoảng không gian trống.

1. Mình bắt đầu để ý nhiều hơn tới những gì mình đọc/ học.

Mình đã mua một chiếc Kindle để giúp mình đọc sách nhiều hơn, bắt đầu sử dụng thuốc "nghiện" - Substack (nền tảng đọc báo, bài viết tuyệt vời nhất mà mình từng sử dụng), theo dõi những người mà mình thích và những gì họ làm. Mình bắt đầu cho phép bản thân tiếp xúc với nhiều nguồn thông tin hơn.
Đây có thể là nơi bắt đầu, hoặc kết thúc luôn với nhiều người. Mình nên biết kiềm chế và tránh đăng ký theo dõi quá nhiều nguồn thông tin. Hãy cứ từ từ theo dõi và xác định nguồn nội dung "yêu thích" mà mình muốn tiếp xúc thường xuyên là gì.

2. Mình bắt đầu loại bỏ tư tưởng "não là để chứa kiến thức".

Đối với mình, ta nên chừa không gian cho não để sản xuất và xử lý những thông tin mình tiêu thụ. Còn về việc lưu trữ những thông tin đó, ta hoàn toàn có rất nhiều lựa chọn. Ví dụ như vở, giấy, các ứng dụng như Notion, Evernote, Obsidian, etc.

Cá nhân mình lưu trữ tất cả thông tin của mình tại Obsidian, và mình còn sử dụng cả note trên điện thoại để ghi chú lại một vài ý tưởng đột nhiên xuất hiện trong đầu khi đang ở ngoài, và một quyển sổ ghi chú khi nói chuyện cùng người khác (như một phép tắc lịch sự, hehe).

3. Biết cái gì nên lưu lại, cái gì thì không.

Đây chính là phần khó nhất, khi mình thấy cái gì cũng muốn lưu lại. Về sau, mình nhận ra hiện tượng này còn được gọi là "confirmation bias" - thiên kiến xác nhận, tức là mình có khuynh hướng ưa chuộng những thông tin xác nhận các niềm tin hay giả thuyết của bản thân. Về sau, nếu cái gì cũng lưu lại thì khi sắp xếp lại ghi chú sẽ rất tốn thời gian và không hiệu quả, nên mình luôn cố gắng tránh việc lưu trữ những gì mình đã biết sẵn, chỉ lưu trữ những gì "đúng gu."

Mình thường sẽ lưu các câu nhỏ gọn tóm gọn ý chính của nội dung cho tóm tắt. Sau đó, mình sẽ lưu những câu nói gợi cho mình câu hỏi, suy nghĩ, trao cho mình cảm xúc đặc biệt khác với những câu nói còn lại.

Những gì cần được lưu lại thường sẽ là những câu khiến mắt mình mở tròn ra, miệng thì tự nhiên nói "quàooo...." như là một chân lý mới mà mình đã cố tìm bấy lâu.

Organize: Sắp xếp thông tin hợp lý và dễ dàng tìm lại được

Chúng ta có rất nhiều cách để sắp xếp ghi chú của bản thân. Đối với mình thì sau khi đổi qua đổi lại rất nhiều cách, thì mình lại cảm thấy bản thân rất thoải mái với phương pháp sau.

1. Sắp xếp tất cả các ghi chú liên quan đến nhau vào cùng một file lớn.

- Các bài blog mình viết thì sẽ chung một file "Blog"
- Các cách viết blog hay, các cấu trúc hay câu từ hay thì mình bỏ chung vào một file "Blog resource"
- Tất cả các ghi chú sách mình ghi lại đều bỏ vào một file "Book"

Mình thường sẽ bỏ các ghi chú liên quan đến nhau cùng một chỗ, một chỗ mà mình có thể tìm lại được. Mình không nhất thiết phải phân loại rõ ràng và chi tiết, mình cố gắng giữ cho nó đơn giản hết mức có thể, miễn là nó tốt cho mình là được.

2. Sắp xếp tất cả các thư mục con vào bốn thư mục chính

I. Projects: Những file, ghi chú mà mình đang làm việc trong hiện tại, có sẵn deadline, hay đơn giản là những file hay ghi chú mình gần như sử dụng hàng ngày như ghi chú bài giảng, danh sách ý tưởng viết blog, to-do list,...

II. Area: Những file này thuộc về các dự án về lâu về dài hay những đầu việc không gấp bằng cái thứ nhất. Đây nơi mình lưu giữ file về thói quen cá nhân của mình như Blog, ghi chú từ các bài viết/ video trên mạng, nhật ký, nhật ký đọc sách và file riêng cho dự án của mình, Ổ Ba Chấu.

III. Resources: Những thư mục khác mà có lẽ sẽ hữu dụng tùy thuộc vào hoàn cảnh. Đối với mình, mình lưu danh sách những cuốn sách mình đã đọc, tài liệu của những thứ mà mình thường xuyên cần đến như sắp xếp notes, cách xài các tính năng của Obsidian (ứng dụng mình đang dùng để lưu trữ ghi chú), hợp âm Ukulele hay cấu trúc viết nội dung.

IV. Archive: Đây là những thứ hầu hết mình không dùng đến nữa. Đây là nơi mình sẽ chứa file của những dự án cũ mà mình đã thực hiện, những thứ mà gần như mình sẽ không đụng đến 90%, nhưng lỡ lại có thể hữu dụng trong tương lai. Ví dụ như các nghiên cứu và ghi chú của mình thi tham gia một hội nghị MUN hè năm nay, hay dự định xây dựng Newsletter trên Blog nhưng lại bỏ dở vì mình chưa đủ trách nhiệm để làm.

Thế là từ hơn 600 ghi chú, phân loại thành 20 thư mục khác nhau, và cuối cùng được lưu trữ ở trong 4 thư mục chính.

Distill: Biến thông tin bên ngoài thành thông điệp dành cho chính bản thân

Đối với mình, đây là bước khó nhất.

Khi thu thập và sắp xếp thông tin về, hầu như thông tin đó vẫn không phải là thông tin của mình. Các thông tin đó đều vẫn còn là những thứ mình chép theo ai đó, copy paste thẳng từ bài gốc.

Thông tin sẽ chính thức là của mình khi tự mình viết lại những thứ đó theo ý nghĩ của mình, theo câu từ của mình. Việc tự viết lại có thể giúp bạn vừa hiểu thông tin tốt hơn, vừa có cơ hội phản tư lại những gì mình đã viết.

Ngoài ra, việc kết nối ghi chú còn rất quan trọng. Mỗi khi bạn ghi chép một cái gì đó, hãy tự hỏi mình nếu mình có nhớ tới một ghi chú khác có nội dung tương tự với những gì mình đang ghi và kết nối chúng lại với nhau. Vì thế, khi có dịp xem lại, ghi chú này có thể dễ dàng dẫn bạn đến những ghi chú liên quan khác mà bạn rất có thể cần.

Tóm lại, ở phần này chính là cố gắng biến thông tin thành của bạn, xây dựng một hệ thống dành cho chính mình và sẽ giúp mình của tương lai.

Express: Chân trời kì diệu, trở thành Taylor Swift (hoặc hơn) khi mang hệ thống kiến thức của mình vào sử dụng

Chắc hẳn bạn đã nghe qua bài hát "Blank Space" của Taylor Swift - một bài hát đã khuấy đảo biết bao nhiêu thế hệ. Ở trong một video, Taylor Swift có chia sẻ việc cô viết nên một bài hát này là một hành trình. Cô trải qua nhiều giai đoạn của cuộc đời và ghi chép lại, đồng thời cũng như nghĩ lời cho bài Blank Space. Thế là từ từ, cô tự mình xây dựng nên được một bài hát đình đám của thế kỷ.

Đối với một người viết, mình không thể đồng tình hơn.

Mình không ngồi viết bài viết này một mạch, đây là ngày thứ ba mình viết rồi. Khi mình có một bộ não thứ hai riêng biệt để lưu giữ những gì mình làm rồi, việc những gì mình còn làm nữa là trải nghiệm và phản tư để rồi tự tạo ra những sản phẩm của riêng mình.

Việc có cho mình kiến thức mà không làm được gì từ nó nghĩa là mình không có gì cả. Mình cũng luôn chật vật khi nghĩ đến liệu một ngày mình có thể đem ghi chú cũ của mình để tạo được việc gì đó. Nếu bạn cũng vậy, mình có thể giúp bạn được chút ít, từ những gì đơn giản nhất:

1. Hấp thụ kiến thức để chia sẻ.

Từ khi Blog này không xàm ra đời, không một bài blog nào mình viết mà lại không xem lại những ghi chú cũ. Dù có sao mình cũng phải xem lại ghi chú để xem thử có cái gì đó thú vị mình có nhét được vào bài viết của mình hay không.

Kiến thức có lợi là khi bạn biết có người cần nó, và bạn chia sẻ cho họ. Mình không biết rõ những dòng mình đang viết có thật sự đang giúp ai, hay có ai đọc nó hay không. Mình chỉ biết là mình đang đem những gì mình đã học và chia sẻ nó với mong muốn có thể giúp được những người cần

2. Sử dụng kiến thức cũ để hấp thụ những kiến thức mới.

Mình thích nói chuyện với những người thú vị. Để nói chuyện được với họ, mình cũng cần phải thú vị một chút. Nếu bạn không thích chia sẻ "một chiều" như trên, đây sẽ là thứ công bằng hơn. Việc biết nhiều hơn sẽ dẫn đường bạn tới nhiều cơ hội hơn và nhiều người thú vị hơn. Và khi nói chuyện với những người thú vị sẽ là một cuộc trò chuyện mà ta trao đổi kiến thức với nhau, một cuộc trò chuyện mà ta lấy kiến thức mình đang có để làm bậc thang lấy được những kiến thức nâng cao hơn.

3. Chờ đi, rồi nó sẽ tự đến thôi.

Đôi lúc, có những khi mình tự hỏi liệu những gì mình đang ghi chép có thật sự được sử dụng lại hay không. Nhưng rồi sẽ có lúc mà bạn bất ngờ cần đến nó thôi, cần nhiều là đằng khác nữa.

Vì vậy, hãy cố gắng cá nhân hóa ghi chú hết mức có thể, mần tượng rằng tương lai mình xem lại thì sẽ muốn nó ra sao, để mình có thể tốn ít thời gian nhất có thể để đọc nó (vì nếu nó tốn thời gian, thì search Google còn hơn).

Một vài suy nghĩ của mình về việc lưu trữ ghi chú...

Mình thật sự không nhớ những gì mình đã học, nhưng nếu có một bộ não nơi mình có thể nhanh chóng tìm lại những gì mình đã ghi chép lại, còn gì tuyệt vời hơn chứ.

Đôi lúc mình còn thấy những ghi chú còn thể hiện tính cách và trải nghiệm của mình.

- Nhìn vào các ghi chú cũ, mình thấy bản thân mình màu mè hoa lá hẹ, gạch dòng, màu đồ đầy đủ. Ghi chú nào cũng đầy ụ thông tin, nói chung nhìn đẹp chứ nhiều quá không muốn đọc

- Nhìn vào các ghi chú mới, mình thấy không có màu luôn. Thay vào đó mình lại ưng hơn vì các ghi chú được kết nối với nhiều ghi chú khác, thông tin không quá nhiều và được cá nhân quá, phân thành nhiều mục khác nhau.

- Nhìn vào tương lai, mình thật sự không biết liệu cách ghi chép của mình sẽ thay đổi nhiều ra sao nữa...

Tóm lại thì, mình rất tự vào về hệ thống ghi chú của mình, thứ giúp cho mình sáng tạo hơn bởi kho tàng ý tưởng không bao giờ chết, giúp mình xây dựng nên con người của mình, và giúp mình có nhiều cơ hội sử dụng lại những gì mình đã học.

Đó là lí do mà mình quyết định viết một bài thật chi tiết để giúp bạn tự xây dựng một hệ thống chi chú của riêng mình. Nếu bạn đã đọc được đến đây, mình chỉ mong bạn có thể xây dựng được một hệ thống ghi chú lý tưởng của bản thân, và đừng ngại liên lạc với mình nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào nhé!

Vì một tương lai lưu trữ và sử dụng kiến thức hiệu quả,

References: Phương pháp CODE và PARA mình đề cập ở trên đã là những phương pháp rất phổ biến có sẵn ở trên mạng. Bài viết này chỉ là một bài hướng dẫn chi tiết pha trộn với kinh nghiệm cá nhân của mình. Để có thể tìm hiểu sâu hơn nữa, bạn có thể xem qua cuốn sách “Building A Second Brain” của Tiago Forte, nơi mình biết đến những phương pháp này.